基於項目藍圖分析工作資源分配
- 2019 年 10 月 4 日
- 筆記
各位使用Power BI的小夥伴有很多是從事項目管理相關工作的，咱們的Power BI除了可以基於數據對現狀展示以外，還可以對不同項目以及各個階段工作量進行宏觀展示。今天我們就來扒一扒如何利用Power BI做出項目Roadmap以及對項目一目了然的甘特圖。
1.原始數據
案例：假如現在是2011年6月，你得知將有三款新產品將會納入公司新的開發計劃，開發計劃如下表所示。作為部門經理，你需要分別計算出這三款新產品在未來開發期、運營期每一年的工作量，以便配備相應的資源，比如增加人員擴大預算等。
我們將基於以上較簡單案例-三個產品，三個里程碑進行實踐。產品周期由籌備日期開始，結束於下市日期。
2.數據錄入
在Power Query中輸入以上表格數據，生成下方原始數據表。
為了能更好的體現每周的實際情況，以及體現最後完成項目所需的周數，我們需要生成一列日期，這列日期的每一行數據代表了一周的時間段。
3.複製&引用的區別
但在新增加列之前，需要給大家介紹一種引用原始數據表生成一張新的表，並在此新表基礎上做數據修整的方法，此方法可以使經過複製的新表格在今後原始數據表中數據源變化的情況下也隨之變化。
在原始數據表上點擊右鍵，在菜單中選擇「引用」。即可看到新生成的，可以雙擊表格名稱重新命名為「數據分析表」以示區別。
那很多朋友會問了，引用和複製到底有何區別呢？在這裡給大家介紹下下圖中複製和引用的區別：
複製：由母表複製，生成一張一模一樣的子表。以後母表變化，子表不會再發生變化。
引用：由母表複製，生成一張一模一樣的子表。但以後母表變化，子表也會發生同樣變化；但子表變化，母表不會變化。
當你需要在清洗數據前保留一張原始表格的時候可以應用「引用」的功能，而且不用擔心數據不隨母表的變化而變化啦。
4.生成周列表
下面在數據分析表中我們新建一列日期，使這列日期的每一行數據代表了一周的時間段。而這列日期的區間就是從產品的籌備日期開始到產品的下市日期，即產品的全生命周期。
在Power Query中點擊添加列的自定義列，並在自定義列公式中輸入：
List.Dates(Date.EndOfWeek([籌備日期]),
Number.From([下市日期]- [籌備日期])/7,
Duration.From(7))
並將新列命名為周列表。在生成新的列後單擊下方紅框按鈕並選擇「擴展到新行」，即生成新的一列日期，可以看到所有的日期均為周日開始到周六結束。
其中Date.EndOfWeek([籌備日期])用以計算籌備日期當周的周日（因為公司每周以周一開始，周日作為最後一天）。List.Dates函數根據給定的起始日期，日期個數，日期間隔生成日期列表，其使用格式為：List.Dates(start as date, count as number, step as duration)
start as date：意思是時間列的起始值，案例中以籌備日期當周的最後一天為起始值。
count as number：指這個時間列一共含有多少值，案例中以康帥傅籌備日期和下市日期之間的天數除以7以算得期間共有多少周，即需要多少行顯示期間的每一周。
step as duration：意思是持續時間，這裡的意思是持續時間為7天，也就是每隔7天生成一個日期。
5.添加條件列
下一步需要加入新列以區分產品周期的兩個階段—計劃期與運營期。此步驟也是添加條件列的方法：在Power Query中點擊添加列中的條件列，並按下圖填好。
其含義是當周列表中的值≤上市日期，則在新列中輸入籌備階段；如果當周列表中的值＞上市日期，則在新列中輸入運營階段；其他情況則輸入NA。
以上完成後則再添加一個自定義列，並輸入：Date.Year([周列表])，此步驟是將周列表中的年新增一列提出來單獨放在一列中，並重命名列名為年。
6.生成階段計劃表
在這個案例中需要展現一個甘特圖，而甘特圖所展現的特徵就是不同的項目在不同的時段分別所處的進度/階段，這就需要我們抓住這幾個維度的數據進行整理。
我們需要新建一個表格，並在公式欄輸入下圖公式：
VAR/Return函數有專家將其比喻為收音機函數，VAR函數工作原理是先錄製一個變數，再配合Return函數把錄製好的內容拿出來反覆使用。並且在Power BI公式欄輸入的時候，智慧提示會特別提醒我們使用已經定義好的VAR函數。
上圖中即先用VAR函數定義好a & b，並用Return函數調用a & b，通過Union函數將a/b兩張表進行簡單合併展現出新生成的階段計劃表。
而VAR a 中的Summarizecolumns函數表示生成一張包括原始數據表中產品名稱和上市日期的表格，並在此基礎上擴展出標題為開始日期的新列，開始日期這列數據來源為原始數據中的籌備日期去重後的列，且行資訊與原始數據表中行資訊相匹配，比如原始數據表中康帥傅籌備日期為2012年9月27日，在開始日期這行資訊所對應的產品名稱也為康帥傅。Values函數是生成一張去重後的標準表格。
有了以上表格後還需要添加一列以明示出項目此時段所處階段，點擊新建列並輸入：
產品階段 = IF('階段計劃表'[結束日期]='階段計劃表'[上市日期],"籌備階段",IF('階段計劃表'[上市日期]='階段計劃表'[開始日期],"運營階段","NA"))
7.數據可視化
接下來的工作是需要將整理好的數據在Power BI中以圖形化的形式展現出來。Power BI是一個可視化插件開源的軟體，後方有源源不斷的視圖更新供大家使用。數據可視化獲取方法有兩種：
①是在登錄Power BI後在主頁的自定義視覺對象中點擊來自應用商店。這裡經常會更新開發者開發的可視化插件。②是在微軟https://store.office.com/中尋找合適的插件，然後以.pbiviz格式下載下來，再導入到Power BI中，以表現出你所需要的視覺效果。
在本案例中我們選擇的是以矩陣展現各個階段各個項目所需的工作資源（標準人力情況下的周數），以甘特圖展示項目生命周期中各階段所處的時間段。
1) 矩陣：在右側可視化中點擊矩陣。
並將數據分析表中的項目階段&產品名稱拖入行，將年拖入列，將周列表拖入值並點擊下拉菜單選擇「計數」。
此時一個完整的體現各個項目各個階段所需周別（資源）的表格完成，此表格將跟隨數據源變換而變化。
2) 甘特圖：
作為項目運營，甘特圖實為一個可以代替千言萬語亘古不變的好圖。但在Power BI自帶的視圖中並沒有甘特圖供使用，這就需要我們在Power BI主頁的自定義視覺對象中點擊來自應用商店，搜索「as Timeline」，點擊添加後，在我們的Power BI可視化區就多了一個如下圖的as Timeline的小圖標，點擊他。
然後根據下圖將階段計劃表中的欄位拖入對應的框中，並在格式中設置格式顏色，甘特圖就做出來了。
通過上面的案例各位看官應該了解了如何用Power BI建立項目各個階段工作量以及用甘特圖展示項目進展。再進一步，如果新產品有上百種，項目計劃分了10多個階段並且每個階段的工作量權重不同，只要在此基礎上新生成一列權重，並生成資源計算公式的度量值去代替周列表的計數即可。
