ERP軟件選擇標準和流程

• 2019 年 12 月 6 日
• 筆記

好的企業資源計劃（ERP）系統應該對業務的每個部分都有影響。這些備受追捧的企業應用程序有助於管理活動，包括計劃，研發，採購，供應鏈管理，銷售和營銷。有無數種可用的ERP軟件解決方案，因此至關重要的是，您必須根據自己的組織選擇正確的ERP選擇。但是您知道ERP選擇過程是什麼樣的嗎？

如果您不熟悉，請不要擔心！因此，我們就如何選擇ERP系統構建了這本超全面的分步指南。包含提示和建議，您可以將本文用作ERP軟件評估清單的一部分。

您需要問自己的問題

每個公司在選擇新的ERP時都應考慮一些事項。以下問題在將您的業務指向您希望與軟件供應商聯繫的方向方面做得很好。在選擇ERP供應商的特定階段可以回答這些問題，但是通常在所有階段都可以進行複習。

供應商的聲譽是什麼？

在比較ERP系統和提供它們的供應商時，請考慮以下因素。尋找完美的ERP時，創建一個單獨的軟件供應商選擇清單甚至會有所幫助。這不僅可以確保您擁有一個出色的系統，而且可以為您的業務提供一個出色的合作夥伴。

• 近年來供應商在組織上的變化
• 供應商的最新產品是什麼，以及未來幾年計劃發行什麼新產品
• 供應商在這個行業工作了多長時間，以及對客戶需求的了解程度如何
• 供應商是否具有為與您的規模和類型相似的組織提供ERP解決方案的專業經驗
• 供應商業務的未來方向以及在ERP平台的整個生命周期內是否有可能以目前的形式繼續發展

ERP解決方案提供哪些技術？

準備比較ERP或積極執行ERP軟件選擇過程時，請考慮以下因素：

• ERP解決方案是交鑰匙的還是將根據您的組織和獨特的業務流程進行定製
• 解決方案是否可以滿足您組織的技術需求
• 如果解決方案是可擴展的，則能夠適應不斷增長的用戶或數據的增長
• 產品的速度及其對最終用戶的影響
• 如果您需要進行多個操作，則可能對多站點或多公司環境提供支持

系統的功能和易用性是什麼？

這些是您選擇整個軟件時要考慮的因素。採取以下措施可以幫助您更好地了解ERP，收集需求或比較系統。

• 考慮您的組織當前面臨的挑戰，這些挑戰可以通過ERP系統解決或減少。評估哪些ERP系統功能可以完成此任務，以及您計劃實際使用的功能。
• 如果可能，請安排一個演示，以查看潛在的最終用戶是否覺得該平台易於使用以及該平台是否允許他們執行日常任務。
• 詢問是否有大量的文檔或幫助文件可幫助用戶解決遇到的問題。
• 查詢集成。例如，CRM如何與整個ERP交互？

ERP解決方案的真正成本是多少？

簽署任何種類的合同之前，請確保確定您的投資回報率的大致估算值。

• 評估ERP平台的成本以及它是否適合其提供的功能。
• 確定費用是一次性的還是重複發生的。如果是後者，請決定您的組織是否真的有能力連續使用該系統。找出年度維護以及所有升級的費用。
• 考慮任何可能不會立即顯現的隱藏成本。計算系統各個方面（包括硬件，軟件和支持）的長期總擁有成本（TCO）。
• 完成這些評估後，請估計預計的投資回報率是否將大大超過成本。

將提供什麼樣的支持和培訓？

不要等到您的實現遇到有關供應商支持和培訓的問題。選擇系統之前，先了解您的公司可以使用的功能，以此為基礎。

• 供應商將如何確保成功實施ERP
• 組織要順利過渡到使用新系統的過程是什麼
• 在安裝過程中和安裝之後對組織成員可用的任何培訓
• 一旦平台到位，系統源代碼的可用性，因此您可以內部開發軟件並修復錯誤
• 如果源代碼不可用，請找出供應商計劃修復錯誤的頻率或計劃發佈系統更新的頻率
• 供應商是提供內部支持還是外包給另一家公司

ERP選擇流程和快速入門指南

現在，您已經有機會考慮購買ERP時應考慮的一些關鍵ERP選擇標準，現在該討論正式的ERP供應商選擇過程了。這易於遵循。四個階段的方法可幫助您確定業務需求，評估和比較解決方案，驗證技術要求以及與大型合同進行談判。

如果要正確選擇ERP軟件，則不僅應考慮功能，還應按照以下步驟進行正式的ERP選擇過程：

1.需求與研究

您可以將需求列表視為ERP選擇標準清單。需求是您的企業對軟件解決方案的需求。這將幫助您確定ERP是否適合您的業務。

需求收集

在評估業務需求時，請記住，ERP的最大優勢在於全面的數據分析，全面而準確的報告功能以及多種流程自動化功能。我們在上面以及在ERP需求清單中都提出了一些好的問題。以下是一些其他想法：

• 評估您當前的業務運營以及ERP軟件如何融入其中。例如，您是否需要響應式解決方案來容納使用移動設備的員工？什麼是最適合您的業務運營報告和指標？
• 與可以在執行過程中參與和鼓勵員工的高級管理人員進行協商。如果可能，請任命一個團隊來監督選擇和安裝過程，包括執行官和項目經理。
• 誠實地評估您的業務可能並且應該改變的方式。確定ERP功能可如何轉變您的運營並改善業務績效。

初步研究

有了特定的業務需求，您現在就可以進行初步研究，以了解哪種ERP系統可以滿足您的需求。您可以在線進行大部分此類研究，但您也可以聯繫ERP供應商，並從使用ERP軟件系統的同事那裡獲得有見地的意見。另外，將ERP顧問視為潛在資源，以找到適合您業務的合適方法。

2.供應商比較和採購

非正式查詢

使用從需求收集和研究中獲得的信息來幫助您從潛在的供應商那裡獲得相關的，信息豐富的答案。這使確定供應商是否符合您的需求變得非常容易。

• 確保供應商的產品與您現有的舊系統兼容。
• 檢查供應商是否具有您所在行業的經驗，這增加了平穩過渡的可能性。
• 驗證供應商完全了解您的業務需求，並向其提供您草擬的任何項目計劃。

ERP供應商建議

在此過程的這一點上，您可能很好奇誰在ERP市場中處於領先地位。我們的分析師團隊對頂級系統進行了評估，並將其排在我們的排行榜上。

3.技術驗證

將信息請求提交給供應商並收到答覆後，就可以對可用的ERP系統進行全面評估了。

技術評估記分卡

技術評估記分卡是選擇ERP軟件時的寶貴工具。全面的記分卡可以準確，徹底地評估ERP系統，提供每個功能的詳細分類。您應該至少使用四個標準來評估ERP系統：成本，支持用戶需求，內部流程的改進和靈活性。

演示，概念驗證和更多問題要問

通過使用技術評估記分卡和提案信息來縮小供應商列表後，是時候向供應商索取演示了。看到一個有效的ERP系統非常重要，信譽良好的供應商在安排全面的演示時不會遇到任何麻煩。除了演示外，還要求提供文檔，以解決ERP系統如何滿足您的業務需求。

評估潛在的隱藏費用

選擇ERP之前，應計算更換硬件，更新軟件程序和執行例行維護的成本。所有人經常評估與幫助經驗不足的代表使用軟件並將系統連接到現有設備有關的費用。

供應商生存能力和參考

在投資ERP系統之前，請確保潛在的ERP軟件供應商在行業內負責並受到尊重。您可能需要在此時進行其他研究。如果您還沒有，請向供應商的其他客戶索取信息，並從專業網絡中尋求意見。

合同談判與結案

選擇供應商，收到報價，查看建議書並完成案例審查後，就該開始談判合同了。根據您的業務需求，所需的ERP能力和財務約束，自信地進行談判。

這種策略使您可以輕鬆找到並選擇理想的ERP系統。儘管這可能很耗時且很費力，但您細緻的ERP軟件選擇過程將物有所值。但是為了使事情變得容易一些，我們提供了技術評估記分卡，以提供更多勤奮的文檔。不久之後，您將找到適合您企業的完美ERP解決方案。

最後的想法

選擇ERP系統是一個漫長的過程，需要考慮許多因素。但是如您所見，它可以分解為可管理的部分。請按照我們概述的逐步過程來回答上面列出的問題。經過嚴格的研究和選擇，您將最終獲得ERP供應商，該供應商將提供該系統將您的業務提升到一個新的水平。