總括訂單Blanket order

總括訂單Blanket order是客戶向其供應方發出的採購訂單,但其中包含一段時間內的多個交貨日期,通常使用談判時的預定價格。大多數情況下,它用於對消耗性商品有經常性需求的情況。總括訂單通常用於客戶大量購買並已獲得特殊折扣的情況。在總括訂單的基礎上,可以根據需要建立銷售訂單(放貨單)和發票項目,直到合約履行完畢。

 

有了總括訂單,客戶就不必持有超過必要數量的存貨,避免了頻繁處理採購訂單的管理費用,同時有利於通過數量承諾或價格折扣進行折扣定價。

 

總括訂單是在一段時間內設定一個固定價格的合約。採購方在相互競爭的供應方投標中進行選擇,尋找最佳定價,在選擇了最優的供應方後,貨物的價格是固定的,而且每種產品的數量也提供給了供應方,以便根據交貨需求來準備庫存。

 

預測數量是由採購方提供近幾年的全部使用量,或根據定量分析的需要。供應方可能會對此「合約」提出供應數量的條件。例如,預測數量的80%必須在合約結束時購買,時間期限可能是一年或兩年。

 

如果供應方不能按時供應合約中的產品,在總括訂單中將收取延遲交貨的費用。由於供應方在第一年或約定的期限內已經留有庫存準備交貨,如果採購方不能滿足合約中的條件,如 「一年內必須購買預測數量的80%」,合約可能會延期,或者延遲費用可能不會增加,或者採購方不會要求其他費用。

 

實際情況中,在總括訂單合約結束時,採購方不會按照合約中約定的預測數量購買,比如說,80%的需求量發送給供應方。採購方也會允許供應方減少銷售合約中的產品數量。供應方也必須向採購方說明並告知貨物的庫存數量,以便採購方了解庫存狀況。在採購方向的供應方發出採購訂單之前,採購方必須先詢問供應方的庫存情況,以避免出現無庫存的問題。

 

總括訂單對採購方非常有用。簽訂合約最困難的部分是確定產品最終用戶安排的預測數量。由於預測數量可能很難得到,供應方必須知道要保留的庫存數量。一個簡單的方法是與採購方討論應該保留多少的庫存。例如,他們可能在前6個月只保留20%的庫存量,這樣供應方和採購方就可以回顧這個數量,並適當進行調整。這樣可以減輕供應方在合約期內的庫存負擔,如果庫存沒有像預期的那樣快速流動,這可能會在合約結束時對採購方有所幫助。合約可能會年復一年地延長,但每次都可以調整,因為更多相關的預測歷史數據將預示著需要減少或增加庫存需求。另外,一些公司可能會利用MRP系統的預測資訊來確定整個產品生命周期的合適的庫存量。

 

根據美國總務管理局(U.S.General Services Administration),總括採購協議:

 

  • 提供了談判改善折扣的機會
  • 滿足了經常性需求
  • 消除重複性的採購工作,降低管理成本
  • 允許通過批量採購發揮購買力的採購活動
  • 使得採購活動簡化了採購程式
  • 允許採購活動納入承包商團隊安排(CTAs)
  • 縮短採購周轉時間
  • 允許採購活動能夠納入與基本合約不衝突的條款和條件

 

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