移動辦公OA科研項目管理解決方案

• 2019 年 10 月 5 日
• 筆記

站在科技前沿的科研機構，不斷探索著人類進步的奧秘，一直以創新作為安身立命之本。

科研項目以項目課題為主，金額大，每年投入幾個億的研發費用，項目相關文件龐雜，涉及項目資訊、人員、實驗資源、採購物資、文檔、成本等多方面的管理內容。

因此，OA系統根據科研機構以及一些大型項目承包企業的實際特點，助力組織實現項目全流程管理、項目全方位維護，創新管理模式。

科研項目管理功能亮點

1、項目全流程管理，提供統一標準

OA系統通過工作流打造課題項目過程體系，實現項目從啟動規劃、執行、收尾結題、評估的全過程管理。項目各個階段的執行通過流程流轉形成數據報表，滿足項目全過程跟蹤、統計與分析。

在項目規劃階段，項目申請流程提交後，流程流轉到項目經理選取項目成員、安排項目計劃等。

項目課題台賬

通過建模打造課題資訊匯總台賬。項目審批流程通過後，在系統中形成項目資訊台賬。可清晰直觀的查看項目的進度、完成情況和概要資訊。相關許可權人員可以編輯項目基礎資訊和子項目資訊等。

在項目執行過程中，通過個性化的門戶，不同身份的人能夠接收到不同的資訊。例如財務負責人，首頁將自動呈現科研經費數據報表；項目負責人則是工作快捷入口和項目進展情況。

為了提高項目執行效率，可根據實際情況將項目進行分解，分配給相應的人員。

項目結束時，項目經理需要按照分類要求提交歸檔文件，包括項目立項文檔、中間過程文檔、採購文檔、合約文檔、項目成果文檔、項目評審文檔等。提交到文件審核人，自動形成知識庫。

項目評估階段，選擇要結題的項目，會自動聯動出項目編號、項目經理、項目開始日期、項目結束日期。

小結：項目全生命周期管理，項目各階段數據可視化。

2、項目人員工時績效統一管理

在線工時填報

系統根據提報數據，生成個人工時報表，使工時填報更加便捷，數據更精確。

績效考核

以任務完成情況可以驅動員工績效考核；同理，以績效制度推動任務高效地執行。

通過在系統內搭建年度、季度績效考核表，評審專家可以根據員工的工作記錄、工時數據、任務完成情況等資訊進行打分。

小結：人員統一管理，項目管理與績效考核一體化管理，讓績效考核有據可依。

3、科研物資採購報銷一體化管理

物資資訊管理

物資與項目課題資訊打通，在科研系統中同步物資類型資訊。包括入庫時間、領用時間、領用人員、相關課題以及採購申請流程等資訊內容。

物資採購

通過物資資料庫，直接選擇所需要的物資，填寫數量；並且能夠關聯課題，每個課題的物資結算數據清晰明了。

採購報銷

填寫報銷時，選擇歷史採購流程，自動帶出採購內容及金額；若採購關聯課題，則報銷也會自動歸集到課題下；審批時可查看相關經費統計情況，作為審批依據。

小結：精確統計科研物資資訊，縷清採購報銷審批流程。

4、實驗資源管理

在科研機構實驗室管理中，經常會出現實驗資源安排不合理，浪費資源時間成本等情況。

OA系統通過在線申請機制，實現項目執行中，實驗室服務、資產有序申請與管理。

針對項目過程中使用到的有形資產和無形資產的管理。資源申請、佔用、回收、衝突、分配、釋放等業務的處理，與SAP同步資產數據（資產變動、折舊、狀態資訊）。

小結：優化實驗室資源，提升服務響應速度及服務品質。

5、成本精細化，加計扣除一體化

隨著國家以及各種社會機構對科研院所的投入不斷增加，如何合理使用、管理科研經費，對於推動科研事業長遠發展有著重要意義。

傳統模式下，科研經費的管理過程中存在著預算支出脫節、缺乏統一有效管理的缺陷。

現在，借力資訊化手段，泛微在平台化OA系統的基礎上，以項目為核心進行預算費用控制，通過預算管控、流程管控、定額管控等全方位、精細化費用管控。

科研項目預算管控

為了在事前進行費用控制，OA系統根據企業實際管理需要，將費用類型與預算周期進行合併管理，建立多維度的預算模式。

將科研項目預算經費寫入財務共享的成本中心，根據組織內的崗位、費用類型、經費來源的不同，建立不同的費用定額額度，通過定額進行費用控制。

科研項目付款管理

根據客戶財務需求，實現了合約、發票、項目驗收單據、付款審批（當前和歷史數據）四類流程的協同。通過流程引擎，系統中記錄了科研經費使用記錄：

與經費數據對接：與財務系統進行數據對接，同步年度科研經費相關數據。

預算同步更新：當發起採購申請、差旅報銷等科研相關費用時，自動扣減相應預算。

項目經費明細查詢：項目卡片中，對科研項目所有相關費用進行匯總統計，項目負責人可直接看到項目經費使用及剩餘情況。

搭建財務的應付款和收款台帳，開票/收款資訊分別和項目、合約資訊進行關聯；科研經費的預算執行狀態，用了多少、結餘多少，在表中清晰可見。

加計扣除解決方案

• 名詞解釋：

新政策的出台，對於科研費用的管理要求更加精細。

OA系統根據各大科研院所實際情況，在系統中搭建了加計扣除台賬和報表，可以批量導入加計扣除項目資訊，將項目——成本——加計扣除進行一體化管理，將加計扣除成本核算精細化，減少手工計算的工作量。

以項目全流程為主線，實驗室資源、工時和SAP實際費用為輸入，計算出項目全成本和項目加計扣除報表。所有數據可反向追溯到具體的項目、任務、事件、人員。

小結：OA系統通過建立、全方位、精細化費用管控體系，有效控制科研經費管理風險；多角度進行費用管控，項目成本清晰可見；透明化的費用使用監控，保證了科研經費的使用合理、規範。

6、知識管理：項目資料和成果歸集與共享

知識庫構建

項目結束之後，系統提取流程中的文檔，對項目過程和所有文件進行自動的匯總和管理。

建立標準、完整的知識地圖和標準化資料庫體系：按項目、部門多維度進行統計，項目資料與項目流程實現聯動，實時更新。

項目文檔自動進行匯總形成資料庫，查找方便，也避免了因人員離職而帶來的企業知識資產丟失的風險。

對項目文檔進行許可權設置，有效保障了項目外部資源、重要研發資訊安全。

成果管理

可根據論文所屬課題、所屬科室、所屬領域等資訊進行分類提交；設置論文關鍵字，如核心技術、核心理論等便於快速檢索。

論文提交後，自動觸發評定審批流程；論文被外部收錄時，可選擇關聯相應的論文進行收錄登記。

小結：將眾多知識文檔有序整理並且沉澱下來，易保存易查找。

科研項目一體化管理應用價值

1、實現研發全生命周期的管理，全面了解機構所有項目的狀況，人財物在一個平台上管理；

2、能夠靈活適用不同類型的科研項目管理，靈活搭建各領域的標準流程體系，可複製復用。