數字化工作空間（一）之遠程辦公
- 2020 年 3 月 6 日
- 筆記
疫情的拐點比預期來得更晚。在這次疫情中，新一代企業服務廠商頭部企業阿里、騰訊、華為等適時推出了遠程辦公的工具箱，讓我們這些宅家裡辦公的真切體會到了數字化工作空間的價值。關於中國2B的春天來了的話題講了好幾年，但在金融行業變化並不算太大，也許這次疫情會是2B市場的一次轉折點。
從我這幾天的遠程辦公來看，雖然得到了像騰訊提供的影片、文檔等好工具，但總體效率堪憂，結合一些思考與資料，用遠程辦公為數字化工作空間開個頭。
1、關於數字化工作空間
從定義出發，在《數字化雜談（一）：聊聊與數字化相關的定義》對數字化作過以下定義：利用雲計算、大數據、移動、社交、物聯網等技術將現實世界重構為數字世界，融合數字世界與現實世界。同理，數字化工作空間可以定位為現有物理辦公空間的一個數字化鏡像，包括文化、組織、流程、技術多個維度數字空間塑造，而不僅僅是技術層面。
企業數字化轉型涉及的面比較廣，主要以客戶服務交付方式為主的數字化業務，比如圍繞業務運營、客戶體驗、商業模式等，以及以內部管理為主的數字化運營。數字化工作空間是數字化業務及運營的一個必要手段，以重塑企業生產力、提能增效、激活員工創新為目的，核心的關鍵詞是在線連接與數據智慧，圍繞這兩個關鍵詞可以產生面向不同角色的數字化能力，比如面向企業層面的戰略決策與日常運營的業務決策、面向企業內外協同的高效連接網路、面向激活員工參與的實時在線與資訊共享等等。
本篇提的遠程辦公主要指面向內部運營，將原來需要在固定的物理辦公室中面對面協同的工作內容遷移到線上。遠程辦公是數字化工作空間的一個手段，互聯網、移動化、社交化、數據處理、資訊安全等技術為遠程辦公提供技術支撐。
2、遠程辦公的趨勢
相比中國，由於人力成本高昂等原因，遠程辦公在歐美國家更為流行。據國際勞工組織歐洲基金會的一份調研數字看：30%的美國人花費至少80％的時間進行遠程工作；有91％的英國公司至少有一名員工在家工作，19％的公司有50％以上的員工在遠程工作。Gartner預測，到2021年，遠程工作的比例可能達到40％以上。雖然暫時還沒有獲得中國遠程辦公的相關調研數字，但利用這次疫情下遠程辦公契機，釘釘的下載量首次超過了微信個人版下載量，相信遠程辦公會成為中國企業的一個關注點。
遠程辦公之所以越來越受企業關注，主要是基於企業經營成本、員工時間成本、人才吸引、員工選擇等角度。舉一個關於遠程辦公的例子：18年下半年去西班牙旅遊時全程住的是自助旅館，這種旅館從我們入住到退房採用遠程溝通方式，大致的流程如下：網站預訂、郵件提前一天溝通、現場自助取卡、有問題遠程電話溝通、自助退房。有意思的是這種旅館的服務員採用一種類似雲管理的方式，客戶退房後，會有外部第三方機動的服務員去打掃衛生。這種遠程辦公的經營模式，原來固定的前台服務台、保潔服務員的成本節省了，以往現場辦公需要來回上下班的時間成本節省了，同時旅館的經營人員的時間更有計劃性，可以靈活安排做其它事情。
3、遠程辦公的挑戰
有效的遠程工作不僅是為員工提供筆記型電腦電腦、VPN許可權，允許他們在家中工作，更重要的是文化與管理層面，這裡有幾個問題是遠程辦公需要解決的：
1）問題1：無論是管理者還是一線員工，你是否在看不見你的團隊成員時依然對協同的順暢保持樂觀？
這個問題是關於信任的問題，也可以將這個問題轉化為公司是否具備遠程辦公的文化，如果沒有文化的支援，團隊成員對遠程辦公持懷疑態度那首先要從這個文化層面開始轉變。
建立遠程辦公的文化，有助於從自上而下對遠程辦公的好處和目的有清晰統一的理解和認識。管理人員需要信任他們的下屬在遠程工作時將負責任地行動，員工要相信自己的領導及同事能夠公平的對待自己的工作成果，給予公平的績效評價。
2）問題2：你的企業是否調研並試點哪些工作適合遠程辦公？
這個問題是關於遠程辦公的推行機制，就目前的背景下可以肯定的是不是所有工作都適合遠程辦公，提前對工作進行梳理並進行試點是讓你可以先做正確的事。另外，有步驟的試點並推廣遠程辦公也是必要的過程，切忌一刀切的推行方式。
3）問題3：管理上是否建立機制支撐遠程辦公？
遠程辦公在推進層面關鍵問題是管理，工具是輔助手段。管理機制，包括人員、計劃、任務、績效評價等都需要重點關注。以IT研發團隊為例，敏捷的每日站立會、電子任務看板、衝刺會、周總結會這類手段都將是遠程辦公的必要手段。
4）問題4：是否有足夠的數字化技術手段解決遠程辦公中物理的隔離？
遠程辦公是數字化工作空間的辦公，離不開數字化技術的支援。比如，社交、郵件、線上會議等工具是否能夠解決遠程辦公的實時在線連接，遠程辦公的數據能否提供實時在線數據支撐解決透明公平的問題，數據能否真正輔助遠程決策，企業的IT設施或遠程辦公的應用環境是否支援大規模的遠程協同的工作需要，資訊是否保證安全？
4、遠程辦公的工具集
最近有很多文章對遠程辦公工具集作了匯總，大致是從以下幾個方面進行工具集準備：
- 溝通類工具：社交IM、郵件、線上影片/語音會議工具
- 文檔類工具：雲協作的在線文檔
- 任務類工具：任務管理、看板等
- 資源類工具：IAAS、PAAS、應用市場、網盤等
- 安全類保障：VPN、堡壘機等
- 專業工具：專業工具的線上化、移動化
註：有一些協同工具也可以參考公眾號關於《群體協同》文章
5、關於「雲管理」
這次遠程辦公的經驗必然會給企業提供了一次關於動態資源配置的深度思考的機會。如果企業在人力資源上，也能像雲基礎設施一樣按業務發展需要快速申請、部署、管理、轉移、釋放人力資源，將是一個很大的誘惑。雲管理或人才雲讓企業可以決定哪些工作應該留在內部，哪些應該動態的尋求外部支援。參考目前雲的發展，以及數字化時代不確定性，內部固定的人可能越來越少，「上雲」的人才資源可能越來越多。
6、關於運維工具
客觀講，以前金融行業的一些運維工具化建設屬於錦上添花，或非痛點驅動，或偽需求。以金融行業故障應急定位場景工具為例，由於大部份金融企業都有ECC值班室，很多時候出現故障後，幾個有經驗的值班運維人員把資訊有效溝通後便往往大致能定位到大部份問題，而剩下少量疑難雜症應急場景工具實現起來又很困難，故障應急定位場景主要仍依靠現場的協同機制與經驗有效沉澱，相應的故障定位工具最後很多時候是用在事後分析上。不過，運維遠程辦公這種多地協同如果成為主流，在線、移動、數據驅動將讓當前運維工具作用倍增，而在線協同、任務管理等與「監管控析」的運維工具整合將是一個亮點。
最後，對國家、對企業、對個人，每一次挫折，都是一次深度思考的機會，利用好就是下一次升級的開始。
