MM Evaluated Receipt Settlement(ERS) 自動發票校驗

• 2019 年 10 月 4 日
• 筆記

Definition

Evaluated receipt settlement (ERS) is an automated system used by businesses for the receipt and payment of goods. It is used by many companies including General Motors.

• 簡單來說就是不用每次都在SAP里做發票校驗，而是用約定的方式線外確認發票。SAP自動生成Invoice。
• 在系統中可以維護ERS事物的日誌，作為日後付錢給供應商的憑證

評估收貨結算功能只能用於已經在採購訂單中訂購的貨物。只有知道了採購訂單，才能使用 ERS 結算髮貨時的準確價格。如果發出的採購訂單沒有準確價格，則必須繼續手動結算。所以，建立PO前提必須遵循以下條件：

1.維護VENDOR的時候標記ERS

2.資訊記錄中的無ERS不能勾選

3.PO項目細節IV下ERS勾選

最後，創建了採購訂單，登記了收貨，評估收貨結算 (ERS) 將結算沒有在後台接收到供應商發票的收貨

可以通過事物程式碼MRRL查看ERS的結算 結果是否正確。

• Process

When a company receives goods from a vendor, the ERS program pays the bill without the vendor sending one to the company. The charged prices are typically based on a catalog or other means of previously agreed-upon prices. When a company orders goods, the supplier electronically sends an advance shipping notice (ASN). The buyer compares it to the actual goods received, verifies the ASN and approves it. Payments are automatically generated by the ERS when they are due.

一、要想實現ERS先要按照上圖設置

1. Vendor Master

• 2. P-info 此處是要求不能勾，當然沒info的話就相當於不勾了

• 3. P-info 中Tax Code的設置是為了能夠帶到PO中，這個不是必須的，後續在PO中輸入也成

二、Maintain ERS in PO Data

1. Account Assingment

2. ERS

3. 下圖兩個選項，只能同時選上，或者同時不選

• 4. T-Code：MRRL查看ERS的結算 結果是否正確
• 三、 The Invoice Planning

• The Operation

• The Settings of Invoice Planning

• Features
• An ERS system establishes terms of payment, prepares an invoice, posts it and pays it. It also has the capability of producing credit memos for returned or damaged goods. For this system to work, the supplier and buyer must have an ERS system.
• Benefits
• An ERS system eliminates the need for vendors to issue bills to buyers. It saves both companies time by eliminating paperwork. Accounts payable and accounts receivable workers are relieved of accepting, entering and paying or billing invoices. It also offers consistency to the buyer. They always know exactly what they are charged for goods prior to shipment.

allows you to settle goods receipts without receiving an invoice.

以下摘自：ＳＡＰ屠夫:

http://community.kingdee.com/pages/sapguru/blog/archive/2009/03/23/350546.aspx

5. 集團內部發票校驗

I．是否基於收貨進行發票校驗

通常,從控制角度,材料採購的發票校驗確定應付必須有供應商送貨單、供應商發票和企業倉管部門的收貨單等進行匹配才能確定應付;對於服務採購和費用採購也需走採購流程。

但是，集團公司間的採購業務，如果也必須基於收貨進行發票校驗，則可能有如下後果：

1. 銷售方在發貨後Billing確定應收,如使用使用EDI傳送發票,由於採購方尚未收貨,將無法同步自動發票校驗過帳應付。

2. 銷售方已確定應收但採購方未及時確定應付，貨物在途如果跨月不但影響採購方的MRP而且造成集團報表合併無對應內部應付出現抵消差異。

因此，可以將內部供應商不設置「基於收貨進行發票校驗」。

II. 評估收貨結算ERS

有些集團內部應收通常禁止計提壞帳準備,所以，為了減少MM模組採購的收貨和發票校驗,可以使用ERS功能,ERS(Evaluated Receipt Settlement)顧名思義表示基於收貨評估的結算,

設想一下,集團內部購銷業務,採購方一建立採購單自動觸發銷售方的銷售單;銷售方採用MTO方式,自動觸發產品的生產工單建立和MRP跑出下層原料需求;採購方收貨後自動根據收貨建立發票校驗,一定程度上可以減少不少發票校驗工作量。

ERS功能啟動很簡單，步驟如下，參考下圖：

(1).維護供應商採購視圖的ERS標誌,見上圖-[2]的」自動評估GR結算交貨」和」 自動評GR

結算保留」標誌,需要使用ERS和發票計劃請選擇該倆標誌。

*發票計劃可應用於比如大型項目或服務採購按完工百分比進行收付款的業務中。

(2).如果使用採購資訊記錄,資訊記錄中的無ERS不應選擇。

(3).建立採購單時ERS標誌自動從供應商主數據帶出,如上圖-[4]可以看見」ERS」標誌被選上。

(4).MIGO採購收貨。

(5). MRRL查看和運行ERS的結算，默認需要配置一消息類型，比如銷售方發貨1000,採購方只接收999個,1個途損,可設置一消息比如發送郵件給銷售方確定,如果不設置消息類型,系統默認是錯誤消息號 「M8 446」, 如不需要消息,Tcode OMRM關閉M8 446,運行MRRL就可自動產生髮票校驗。

通過上面步驟，整個ERS功能啟用還是十分簡單。ERS可以發票校驗減少工作量和方便購銷方Idoc/ALE自動過帳,但最好有以下業務前提：

. 採購數量和發票數量最好無差異,無量差。

. 採購價格和實際發票價最好一致，無差價。

否則，MR11或後續調整？

III. 後續結算

還有一個後續結算,所謂後續結算是根據採購方與供應商雙方達成的條件在協議期末對到期金額進行的計算和結算,這個過程可以是一次性的或階段性的,後續結算功能包括:

• 中期結算
• 部分結算
• 最終結算

Tcode: MEBI

零售企業通常使用,實際上不使用後勤的自動後續結算,手工財務處理也是可以的。