基於Notion的GTD實踐

• 2020 年 2 月 10 日
• 筆記

背景

如今的生活，有無數的工作任務，有無數的待閱資訊，有無數的慾望，但是時間並沒有隨著資訊流動效率的提升而延展，工作也並沒有隨著各種溝通工具、管理工具的產生而收斂。相反的是，我們依然經常會覺得自己很忙，覺得自己的生活很亂。我們的生活被有意或者無意的設置為996循環，日子日復一日，周復一周。一年到頭，想要寫年終總結的時候，總覺得一年無所成就。這種狀態說的可能是你，可能是你的朋友，當然，說的也是曾經的我。

我是個愚鈍的人，經常一個很重要的事情，要有三波不同的人跟我提起，才會令我恍然大悟，接著去學習了解，緊接著就是後悔不已。對我來講，時間管理這學問，也陷入了這種怪圈。

• 第一次聽說時間管理，是在大學的時候，知道創宇餘弦老師的公眾號里推薦了一份「黑客研發技能手冊」，其中對人的基礎要求部分，便是被廣為人知的「重要緊急四象限」。無奈那時候還不曾了解時間管理這種學問，只是心裡記下，且很少實踐
• 第二次了解這門課，是在百度剛成為正式員工不久。組裡的以為外號剛哥的老司機，帶著我們幾個新入職的新人，翹班去百度大廈聽這門課的內訓（可能是百度的特色，其他公司估計是極少有這種福利）。講課的是《小強升職記》的作者鄒鑫老師。這麼課程壓縮到2個小時，灌輸了許多知識，但是同樣無奈的是，第一聽課的時候順手敲著程式碼，第二，課程內容太多，記錄到有道雲筆記上面，就放那裡了。唯一有所實踐的是番茄時鐘，被我在接下來的一年半時間裡反覆使用。
• 第三次開始認真徹底的研讀這門學問，是16年底一次到南京杭州這邊散心，杭州回北京之前在杭州高鐵站等車的時候無意中看到一篇對張一鳴的專訪文章，裡面記錄了張推薦的一些書籍，其中就要「7 Habits」這本書。然後鬼使神差的，在接下來的幾個月里，仔細的看這本書的過程中，開始認證實踐一些書中所講的時間管理方法論。並在接下來結合在百度和小米工作的實踐過程中，逐步的積累了諸如PDCA、GTD等諸多橫向或縱向管理的操作流程、決策工具箱和思維方法。

總結這幾年的實踐過程，嘗試過的軟體很多，比如最早期就是印象筆記，然後是滴答清單，偶爾輔助百度腦圖，外加番茄時鐘，Mac上最常用的就是Be-Focused，後來滴答清單上也有了番茄時鐘的功能。再後來嘗試把郵件、滴答清單、Mac日曆結合起來。但是這套流程，解決不了成員協作的問題，比如剛開始你自己帶一個實習生，wiki+溝通就夠了，但是項目上的關係人越來越多了，成員也越來越多的時候，上面這套方法就不靈了。這個時候，嘗試過基於公司的Teambition做過團隊的敏捷和任務管理，也算是這個範疇的軟體。再後來，印象筆記獨立之後也推出了清單功能，我也試用過，這是最近的事情。

但是這些軟體，無論對於個人的時間管理還是團隊的項目管理，普遍存在一個問題：收集箱里的資料、項目拆解、任務、知識wiki以及時間追蹤這些東西，基本上各自散落在獨立的軟體裡面。比如以最常見的GTD流程來說，我隨手記下到收集箱里的，可能是一個task，可能是一個項目，也可能是歸屬於一個項目或者一個知識體系的一份資料。那麼按照GTD的操作流程，問題來了：

• 第一，一般項目會被拆解成項目計劃，那麼比如在滴答清單，印象筆記清單，假設有個項目A，如何在項目A的頁面，直接看到對A的計劃拆解，以及A項目對應哪些具體的行動，便成了問題。可能有人說滴答清單的標籤功能可以實現，可能是個辦法。再看下一個問題
• 第二，我收集到的，可能是微信上直接收藏了一篇有價值的文章，作為某個項目的參考資料。那麼在過去用滴答清單的時候，我只能在GTD流程里把這個鏈接標記為參考資料，然後把內容收藏到印象筆記。因為這其實已經涉及到另外一個問題，就是所謂的GTD流程搞收集的時候，可能收到的不是任務，而是知識，這已經是知識管理的範疇。今天的絕大多數事物均自發的喜歡被分而治之，但是世界是一個系統，人也是一個系統，這種分治的直接後果便是讓那些交叉領域成了科學探索的不毛之地，直至當代科學重新反思這種還原論思維的缺陷進而對過去分治的產生的知識鴻溝進行彌補。知識管理、時間管理這種術語，也毫無例外的是還原論的產物。
• 第三，曾經在清單軟體和be-focus之間切換的時候，很好奇為啥不能給某個task設置一個番茄時鐘的功能。

基於上述這些痛苦，從17年5月開始，自己就開始調查各種可以把清單、筆記、時鐘、表格、標籤甚至腦圖整合到一起的軟體。一方面是因為上述的各種痛點，一方面是參考如百度開源的Echarts、Saiku、Pivot等數據可視化控制項的理念——同一份的數據，只要按照配置一定的選項，就可以將數據用不同的圖表格式進行展示和表達，認為各種管理工具也可以有這種多合一的效果。甚至最極端的時候，自己竟然研究過react,想要自己造個輪子…

Notion的發現與應用

時間進入2018年中，一次無意之間發現了Notion這款軟體。緊接著就通過Notion花了一個下午的時間，重新搭建了日常GTD的操作流程，並開始實踐。

18年中的Notion ,尚且沒有現在諸如ListGallary這種View格式。只有TableCallendarBorad看板三種格式，但是對我而言，基本的GTD+知識管理+項目敏捷管理需求已經完全可以滿足。

Notion號稱All in One workspace，將筆記、文檔、知識管理、任務項目管理等功能集成到一起。其中，我認為Notion最核心的理念，就是一切皆結構化文檔，一切結構化文檔均可構成資料庫，且文檔之間可任意自有鏈接，比如類似Markdown的輸入語法中，便包含link to page和link to database等選項。

那麼，Notion 是如何解決前面提到的問題的？怎麼用Notion管理GTD流程？

首先，需要通過Notion構建GTD的操作看板。很簡單,藉助Notion的Table+Board兩種View即可做到：

其次，基於這個看板，結合GTD的操作流程，在每天、每周的理清中進行操作。

原本用清單軟體，我們只是不斷的修改某個Item的所屬分類，這裡也一樣，不過在看板模式下，完全客戶通過拖動進行實現。基本流程其實就是大家所熟知的流程圖。

• 其中，在這個階段，涉及到前面提及的傳統獨立功能軟體的第二個問題，就是收集箱里可能是一份資料。這個問題在Notion中就比較容易解決了。 如前所述，一切結構化文檔均可任意互相鏈接。基於這個功能，我們完全可以將某一篇文章，拖動到我們已經建好的知識目錄下（就像是印象筆記里的筆記型電腦下），然後在項目，或者任務的頁面下，通過link to page 功能插入一個鏈接

  

• 此外，在收集階段，Notion還有Chrome的插件，可以從官網下載。當然，抓取插件收集下來的，比如屬於知識管理這個範疇了

再次，在整理組織中對於項目的計劃拆解、跟蹤

• 在使用傳統清單軟體的時候，我們對於項目計劃拆解的一般方式是，在項目Item下，或者一個空白的筆記下，對項目拆解出若干步驟，然後手動把每個步驟挪動到下一步-執行清單下面。這樣帶來的問題是：
  • 第一，手動遷移任務，比較繁瑣
  • 第二，那每次處理完任務，只會在執行清單下顯示完成，但是相對項目的整體完成情況進行回顧的時候，又得人工查找一番，尤其時間長了，查找項目對應的清單，費勁，不查找，又總有遺漏的時候。

• 這樣，在每個階段執行完一些項目之後，如果想要縱向關注某個項目規劃的執行情況，直接打開項目這個頁面，查看頁面里鏈接到的表格就可以了
  • 如果想要更更詳細一些，可以對同一個項目下的任務設置更多選擇項，如進行中，已完成，未開始，並通過filter+看板view 構建工作流程Pipeline

最後，對於每周的總結

模板與官方案例

Notion的另一個非常亮眼的功能便是Template，後來在18年底19年初印象筆記也上線了模板的功能。

其實無論GTD，還是其他的時間管理、項目管理、OKR等等，Notion都有提供非常多的模板。這裡推薦幾個官方收集到的模板：

• GTD Dashboard GTD dashboard
• Life Life wiki

Others

當年在百度聽時間管理課的時候記住一句話：**做事靠系統，不是靠感覺。**沒錯，GTD就是一套現成的時間管理系統。對於絕大多數時間管理的初學者，尤其是初入職場的初學者來說，是一個不錯的上手選擇。

但是萬物不可能盡善盡美，總有某些瑕疵、不足。比如對於GTD這套流程來說，可能你收集了很多資訊，但是在資訊往後處理的過程中，有幾個很重要，但是這套流程處理的比較模糊的點，比如：

• 第一，主觀性：無論判斷事情是否立刻做，還是將事情歸屬於備忘錄、項目，等等，均依賴個人的主觀判斷，那麼必然，每個人的閱歷經驗甚至性格不同，必然應用GTD的品質會有差異
• 第二，目標收斂性：用過OKR的人都知道，團隊成員的核心工作，都要向著OKR中O，也就是目標去努力。但是GTD作為一套橫向的管理流程，雖然也可以適度放大應用範圍，用於團隊管理，但是無論用於個人還是用於團隊，總歸還是缺少目標收斂的作用。
• 第三，相比較而言，與橫向的GTD流程相對的，對項目的縱向管理流程，可能會對OKR的目標達成更有助益。那麼GTD中，如何結合縱向的項目管理，就變成了整個GTD流程中，除了理清之外的最重要的事情
• 最後，整套流程往往更注重於執行之前的規劃和整理，但是對於執行中、執行後的產出積累、經驗總結分析，其實關注的並不多，甚至可以不客氣的說，整套流程缺乏在小周期與小周期之間的總結檢視環節。如果要改造的話，可以嘗試把最後兩個步驟「執行」「回顧」進行對調，會有更好的效果。

當然，我們的生活本身就是一個隱形的系統，而時間管理只是整個系統中的一個子系統，而GTD只是這套子系統中的一個相對比較知名和成熟的的運作模型。關於該模型如何解決自身的缺陷，以及如何與其他時間管理模型進行合併使用，乃至如何從應用於管理自己的日常作息，到應用於管理整個團隊的日常工作，都是可以單獨拿來寫成一篇或N篇文章的話題。更多內容，以後找機會再進行分享。