兩億人共啟家庭辦公: 釘釘企業微信崩潰 協同難題如何解決？
- 2020 年 2 月 5 日
- 資訊
為了防止疫情擴散，各地紛紛延遲復工時間。除涉及保障城鄉運行必需、疫情防控必需、群眾生活必需，和其他涉及重要國計民生、供港供澳以及特殊情況急需復工的企業除外，其他行業的企業均要求不早於 2 月 9 日復工。
與此同時，上海、北京、江蘇、浙江等地區都將復工時間推遲至少至 2 月 10 日。2 月 3 日至 2 月 8 日期間，對於大部分想要提前復工的企業，只能讓員工在家遠程辦公。
2 月 3 日，正值春節返工第一天。開工首日朋友圈掀起一波在家遠程辦公熱潮。遠程辦公雖好，但不少人卻吐槽溝通成本太高、遠程溝通軟體不給力。
例如，釘釘消息遲遲顯示未讀，影片會議卡頓，企業微信時常出現崩潰。釘釘和企業微信那天可能都沒有預判到會有如此巨量的並發響應需求，雙方均出現短暫的系統奔潰，經過緊急維護後，才恢復正常服務。
有人向機器之心吐槽稱，「釘釘崩了，微信最多 9 人通話，最後只能拉個 QQ 群語音，並且發現大家的非主流網名。」
隨後釘釘也針對這一問題，微博發文表示，「新年開工，海量企業和組織的早會全面開展，瞬間同時發起海量各類會議直播，網路暫時出現限流。我們通過緊急調配支援，目前已恢復。」
當日，據阿里旗下在線辦公平台釘釘數據顯示，全國已有上千萬企業、近兩億人開啟在家辦公模式。
不少網友回饋稱，「早上還沒有洗頭、化妝，穿著睡衣就被拉進影片會議了」「希望在影片會議中加上美顏功能」。對此，釘釘還緊急上線「美顏功能」供用戶選擇使用。
以釘釘、企業微信為代表的遠程辦公軟體的狀態，可以反映開工當日線上啟用遠程辦公模式的企業之多。
受疫情影響，在企業正式恢複復工之前，遠程辦公的狀態至少要持續一周或更長時間，這也使得遠程協作需求集中爆發。
1、協作平台太多，哪個好用？
面對疫情中暴漲的遠程辦公需求，各路提供遠程辦公工具服務的廠商聞風而動。
遠程辦公並非是一個新鮮的概念。在國外名為 SOHO（Small Office，Home Office）的詞早已普遍用於 IBM 、Google、Facebook、Yahoo 等矽谷巨頭。
因企業節省費用，員工得到自由，這種辦公方式在全球越來越受歡迎。據招商證券公布的一份數據顯示，截至 2017 年，美國超過八成企業引入了遠程辦公制度，已有 3000 萬人在家中遠程辦公，佔美國工作人口的 16% 至 19%。
在中國，受疫情嚴峻形勢的影響，在企業正式復工之前，為了避免聚集性感染，遠程辦公的重要性才得以凸顯。隨著遠程辦公方式的改變，遠程協作辦公軟體的需求集中爆發。
在線辦公軟體主要包括會議、任務管理、文件和數據管理等方面。目前市面上的協同工具/軟體包括，以企業微信、釘釘、飛書為代表的綜合協作工具；以騰訊文檔、金山文檔、石墨文檔、Google Doc、印象筆記為代表的文檔協作工具；以騰訊會議、Zoom 為代表的影片會議工具；以 Trello、Tower、Teambition 為代表的任務管理工具。
釘釘和企業微信主要面向缺乏開發能力的中小企業。
針對疫情需求，1 月 29 日，釘釘發布員工健康功能，員工可以健康打卡「報平安」，並免費開放百人影片會議功能，向 1000 萬家企業免費開放全套的「在家辦公」系統。
開工當日，在教育企業擔任品牌公關的從業人士向機器之心表示，公司要求遠程辦公期間每日都需要在釘釘打卡簽到，同時進行每日健康簽到「保平安」。
1 月 28 日，企業微信宣布緊急為學校、醫院和企業提供 6 個新能力，疫情期間百人在線會議人數上限升級至 300 人。
1 月 28 日，字節跳動旗下辦公套件「飛書」表示，2020 年 5 月 1 日前，用戶可免費使用不限時長音影片會議、不限容量在線文檔與表格、審批管理等功能；上線「健康報備」應用，幫助學校和企業掌握學生及員工健康狀況；推出「線上辦公室」功能，幫助企業提升遠程協作效率。
企業對遠程辦公的需求激增，各大提供遠程辦公工具服務的廠商競相推出免費舉措，加速培養用戶習慣。
截至目前，騰訊文檔免費放開遠程協作辦公功能；華為雲 Welink 開放免費產品服務功能；字節跳動旗下的飛書，免費開放全部遠程協作辦公服務；金山辦公則宣布疫情期間，金山辦公旗下 WPS+一站式辦公平台，將面向企業客戶免費提供遠程辦公及音頻會議服務。
中國許多具有開發能力的大公司大部分都會自行開發協同辦公軟體。例如，京東內部員工使用的辦公軟體為京東 me。一位快手的員工告訴機器之心，快手則採用自主開發的辦公軟體 Kim。
由於大公司在辦公軟體方面佔有優勢，落實遠程辦公模式輕而易舉。
2、狀況百出
大部分互聯網公司在辦公軟體上佔有優勢，疫情期間紛紛採取遠程辦公模式。據了解，開工首日，如華為、京東、滴滴、蘇寧、快手等互聯網公司均採用在線辦公模式。
由於大部分大公司需要增加公司各分部、協同合作等日常溝通，均提前設置了遠程辦公的使用場景。遠程辦公需要文字、語音、影片、會議等多方協作。
一位人工智慧企業的技術人員告訴機器之心，他所在的部門使用的是 zoom 軟體，主要用於溝通，因其穩定、可容納人數多、可共享螢幕，通過該軟體溝通產品、技術與設計團隊的工作內容。
以往工作中時常需要遠程辦公溝通，因此此次疫情對工作內容的影響並不大。涉及到工作內容交付以及平時的文檔的協作，他談到，一般會用到 atlassian 全家桶，即 Jira、Confluence、Service Desk 管理工作進度，程式碼則使用 Github 進行協作。
據他介紹，通過 zoom 的可共享螢幕功能，可實現在線溝通程式碼的 bug、溝通技術細節、過設計稿、講解產品等等。「比如 iPad 版的 zoom 也可以共享螢幕，將其變成共享畫板，直接把 iPad 當白板來使用。」
受疫情影響，需要與客戶進行溝通的市場、商務等部門還未正常推進工作。
一位在人工智慧企業擔任市場總監告訴機器之心，她所在的市場部門目前能夠推進的工作很少，「目前沒辦法出差，很難給外地現場的項目提供支援，客戶還未正式復工，項目的溝通也相對滯後。」
另一位在人工智慧企業從事產業研究的負責人也向機器之心表達同樣的問題。「疫情當中影響較大的是，沒法與客戶當面拜訪和調研，損失一些人情，可能會被對方認為不重視或者不專業。」
她表示遠程辦公困難不大，鑒於平日團隊中就有遠程辦公和兼職的同事，已經習慣使用 quip、石墨、微信等軟體進行溝通協調工作。
3、最大難點
並非所有企業都適用於遠程辦公方式，部分缺乏遠程辦公的公司也在經受這場獨特的考驗。
一家從來沒有遠程辦公經驗的早教機構在開工首日的遠程辦公中亂了陣腳，第一次面向全公司的線上影片動員會因釘釘軟體奔潰而暫停，只好嘗試其他的遠程辦公軟體，每個人極其不適應這種遠程辦公的方式，恨不得馬上回到單位上班。
在這家公司擔任品牌公關的任雪表示，開工第一天的狀態非常亂，頭一次全員開會沒有辦法順利進行。「在釘釘軟體奔潰了之後，我們又嘗試了華為的 welink，進行遠程影片溝通。」
以往處理遠程辦公大多是發郵件、傳文件等基礎工作，在遠程辦公的模式下，很多線上工作需要配合以及協作，難免會出差錯。庄雪直言，公司缺乏遠程辦公的經驗，「現在為了保證工作順利進行，我們也在琢磨一些協作的流程」。
受疫情的影響，庄雪的工作內容也相應發生改變。按既定計劃，春節之後原本是落地門店和線上課程的推廣計劃，現在她主要負責線上課程的推廣。
由於線下早教中心暫停開業，她所在的公司只好把全部業務轉移到線上課程，將面向家長與孩子的線下早教課程替換為線上課程。「我們現在抓緊討論做線上課程產品，將線下客流往線上引流。」庄雪說道。
即使遠程辦公軟體配置的功能已經十分齊全，但很多企業仍處於熟悉軟體的階段。因人員暫未到崗，造成工作過程中溝通時間加長，也成為缺乏遠程辦公經驗企業普遍遇到的問題。
劉奎現在一家藥品研發公司，初七就已經到公司復工。他所在的部門共有 18 人，而目前到崗僅有 5 人。他的工作內容當中需要做實驗，從實驗室到辦公室需要一定時間，在部門人手有限的情況下，在工作當中難以抽身協調其他工作，從而使得部門之間的傳達溝通時間加長。
在疫情之下，他所在的藥品研發公司正準備研發一批提高免疫力的藥品。如果相應的人員無法正常到崗，也會使得項目往後推遲。
據機器之心採訪了解，很多人都將遠程辦公的難點指向溝通協作方面。在線辦公溝通時間加長，沒有面對面時順暢，多數情況下，一件事情需要反覆說明，否則可能存在誤讀的情況。
劉芳認為遠程辦公並不麻煩，因為早已養成 24 小時待命、工作消息隨時回復的習慣。
她表示，遠程辦公對團隊領導提出更多的要求。「比如需要書面明確工作內容避免表述不清楚或有歧義導致 team member 對工作內容有錯誤理解，同時需要明確工作提交時間，以及對提交的工作內容的具體要求。」
開會前後需要明確的指令。開會前會議發起方提供書面材料，列舉會議議題與會上待討論的問題，以及背景資料。開會後需要確認討論結果以及下一步的 to do 項目，進行總結和書面明確，保證雙方對工作內容與目標達成一致認識。
遠程辦公要確保有效溝通，則也提醒團隊成員，如果有任何疑問，一定要主動提出，及時進行語音交流，不要帶著疑惑工作。
不可否認，因疫情帶來的假期延長，遠程辦公給不同狀態的企業帶來的影響各有不同。對於有遠程辦公經驗的企業而言只不過是輕而易舉之事，對於缺乏遠程辦公經驗的企業而言，還需要更多時間進行溝通磨合。
