關於ERP數據，這一篇夠全面了！

• 2019 年 12 月 19 日
• 筆記

　　參與過ERP項目實施的人都應該知道，ERP項目實施能夠成功，關鍵在於細節。有人這樣說，ERP不難，只是很繁。這裡所說的繁，指的就是整理ERP基礎數據的過程。整理ERP基礎數據的確很繁瑣，這個過程並不比ERP上線輕鬆，但它並不難，只要堅持，就一定能夠實現。ERP項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數據。可見，ERP系統中基礎數據整理的重要性。

　　ERP系統中共有三大數據源，分別為工程數據源，庫存數據源和其它各項參數的設置。其中，工程數據源和庫存數據源佔據了整個ERP系統資料庫的90%，它們的整理難度也是最大的，整理周期也是最長的，需要花費更多的精力去處理，必須在項目實施的前期準備完成。而各項參數的設置是一個循序漸進的過程，包括項目實施成功後對系統的日常維護。

　　工程數據源主要包括建立科學的編碼體系、物料主文件（ITMB）的建立、BOM（物料清單）的搜集和整理、產品製程路線的確定等。鑒於建立工程資料庫的工作量較大，又是一項長期的工作，必須有組織上的保證才能完成，加上工程數據的整理與錄入涉及到許多業務部門，因此，需要成立由多個部門的業務人員組成的工程數據小組。該小組一般由ERP工程的項目負責人直接領導，要求企業標準化小組、資訊部的成員加入。

　　數據小組主要職責是負責ERP系統編碼體系的建立與維護，整理、規範企業的工程數據，保證企業工程數據的規範性、準確性。建立科學的編碼體系，所涉及的部門非常多，因為一套完整的編碼體系包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、計劃員/採購員編碼等。其中，物料編碼的工作量是最大的，不同工序之間不同層次間的產成品都應該有自己的編碼，它包括原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產品等，編碼體系必須在工程BOM數據整理前完成，隨後要求深入到設計部門。一方面，設計圖引用的物料應有編碼，便於通過介面程式導入ERP系統。另一方面，進行產品設計時可通過ERP系統的相關查詢工具，直接查詢並引用ERP系統中的物料編碼，這樣便於物料編碼的推廣應用，也可以在應用中去檢查編碼的準確性。

　　在物料編碼的過程中，一定要避免「重複編碼」和「一物多碼」的情況，如果有要及時糾正。隨著數字化的發展，物料編碼不要賦予它太多的含義，目前大多是採取「純數字編碼」，越簡單越好.從大類能夠分清就可以了，如「0」開頭的表示成品，「1」開頭的表示五金件，「2」開頭的表示塑膠件，「3」開頭的表示油漆類等。物料編碼一定要有可擴展性和延伸性，便於企業今後的發展。

　　產品的BOM結構，其實在任何製造型企業里都是存在的，就是不上ERP系統，研發部門也應該有一套相關產品的物料清單，只不過是沒有規範化。對BOM數據的整理關鍵是搜集現成的物料清單，並對它進行修改，包括格式的修改和錯誤的糾正，以及物料編碼的匹配等。對BOM進行整理時，物料描述一定要規範合理，盡量採取國際和中國的一些標準化描述，BOM表的結構層次一定要清楚明了，那些是父項，那些是子項，那些是虛擬項，那些是副產品。應該設立什麼樣的工作中心，以及相關工作中心的產能設置等。一套BOM表完成後，要建立嚴格的審核機制，認真檢查和審核，保證BOM表的準確性。

　　BOM表錄入系統存在較大的工作量，一套好的ERP產品，應該具有成批直接導入BOM表的功能，這樣可以給BOM錄入系統帶來較大的方便。物料編碼也可以成批直接導入到系統中，導入到系統中的物料編碼不是單純的編碼，它還包括對應的物料描述、分類、計量單位、制購程式碼等等，也就是形成了所謂的物料主文件（ITMB）。一般的ERP系統，每一條物料數據都提供了許多關於該物料的描述參數，用戶並不一定對每個參數都要設置，只需設置那些系統運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數。進行物料數據設置時，有些欄位的內容是必須用戶自己先定義後再從中進行選擇的。另外的一些欄位的內容則可從系統提供的可選項里進行選擇。對於沒有可選值的欄位內容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。

　　庫存數據源主要有倉庫基礎數據的準確性，倉庫類型的設置，庫位的設置，倉庫交易類型參數的設置等。其中倉庫基礎數據的整理非常重要，如果先期的倉庫管理比較規範，賬物相符率較高，那只是將這些賬物數導入到系統就可以了。如果賬物相符率較低，那還要花很大的力氣去整理倉庫的賬物數。首先要在流程上要規範倉庫的收發管理，包括倉庫管理十大原則，無論是借料、補料還是物料退換，必須嚴格按照流程來操作，建立一套對倉管員有效的績效考核方式，加強對倉管員日常工作的抽查。對一些數量差異較大的配件，可以採取循環盤點的方法，對其進行盤點，糾正錯誤，找出產生差異的原因。只有這樣堅持下來，倉庫的賬物才會越來越準確。特別是在ERP系統切換初期，儘管有些庫存數不是很準確，但我們還是要堅持用系統的賬物數，堅決丟掉手工帳，只保留一套帳，只有經過這樣的一個磨合期，系統的數據才會越來越准。

　　庫存管理經常用到的物料操作都是基於倉庫和庫位的，包括庫位的建立（LMMT），移庫（IMTR），發料（PICK）等，企業所有庫存業務都涉及到倉庫，主要有廠內外、租用的庫房，車間庫，倒沖庫等，都應納入系統的管理，明確定義。在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在製造業企業，一般可以設置的倉庫類型有：原材料庫、配件倉庫、半成品庫、成品庫、廢品庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設置多個倉庫。在設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區，即設置庫區。

　　在ERP系統中，庫區的設置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區；或者根據實地的劃分，按順序來分區。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處於不同狀態的物料。如物料質檢前後應該分開存放，就要設置兩個庫位來區分，一個是待檢庫，一個是合格品庫。庫位的設置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。

如何讓ERP系統數據更安全？

從企業發展的長遠角度來看，要想持續健康運營，為未來企業更好的發展甚至為上市做準備，就必須有安全的ERP數據，那麼如何讓ERP系統的數據更加安全呢？

1、制定ERP系統數據標準

　　ERP系統數據要求應該是怎麼樣的？哪些是關鍵數據為必填項？填寫的規範要求是什麼樣的？應該多長時間填寫一次？應該由誰來填？填寫的時候會有哪幾個場景？等等這一切都需要明確！由於ERP軟體中涉及到的數據千千萬萬，不可能把所有數據都列進來，因此在這裡需要列舉的一定是涉及到企業運營核心的幾個數據，而這幾個數據的輸出都應該是直接和企業的運營管理指標直接相關的，只有這樣才能確保效果。

2、制定ERP系統數據驗證策略

　　如何驗證ERP系統內數據是正確的呢？在這裡一定需要有一個校驗機制，如：總額校驗、分項數據校驗、相關數據校驗、人工校驗等多種方式，只有確定了數據驗證策略，才可以考慮把這些驗證策略做成數據驗證工具，通過系統進行自動化檢驗，大大提高數據校驗的效率。

3、制定ERP系統數據安檢機制

　　需要確定數據安檢的周期，是一周檢查一次，還是一個月查一次，或者是季度、半年？哪些數據是需要一個月查一次的？哪些數據是季度或一年才查一次的？隨著業務類型的不同，數據的安檢周期也應該是不同的。另外，數據安檢是由企業自行來完成，還是作為軟體服務商的增值服務來完成，還和企業的預算、人員編製、服務商能力、雙方的合作深度有著直接關係。

4、制定數據安檢之後的改進措施

　　數據有問題了怎麼辦？整改呀。怎麼改？是軟體問題，還是操作問題，或者是業務規則與流程的問題？都需要對問題進行仔細分析，並將問題落實到責任人頭上，推動改進。只有這樣才能夠把系統越用越順暢，而系統中的數據也能夠越來越準確，越來越及時。

如何做好ERP數據遷移？

　　由於各種原因，越來越多的企業面臨著ERP系統替換問題，而在系統更換前，現有ERP系統中有效數據的倒入，對ERP系統切換以及新系統正常運行有著重要影響。數據遷移稍有不慎，便會造成新系統不能正常啟動，而遷移過多垃圾數據，將有可能使新ERP系統運行緩慢、甚至癱瘓。

　　因此，在進行新舊ERP系統替換過程中，企業CIO們除了要對新ERP系統進行項目需求、規劃、實施，解決用戶應用習慣以及開發相關介面外，還要認真考慮歷史數據的導入問題。尤其是在現有ERP系統運行數年，積累了上百GB數據的情形下，CIO們更需要仔細衡量歷史數據的有效性和對新系統的影響以及數據遷移的方式和方法。而這決不僅僅是異構資料庫、不同存儲設備之間數據遷移那麼簡單，它更像是對以前ERP數據以及ERP業務流程的重新審視和考核。

　　解決好ERP替換過程中的數據遷移問題不僅是新ERP系統成功上線的重要前提和保障，同時也是對已有ERP系統的一次全面總結和反思。

數據遷移切忌完整

　　對於傳統數據遷移或資料庫更替問題，企業CIO或資料庫開發維護人員考慮得更多的是數據遷移的完整性和可靠性，但是對於ERP替換過程中的數據遷移而言，保持數據的完整性卻是大忌。因為新舊ERP系統替換過程中，歷史數據的遷移絕對不是孤立存在的。它雖然看似一個簡單的資料庫更替問題，但是，它涉及到從一個ERP系統到另一個ERP系統，從一個應用模式轉向另一個應用模式的轉變，這更多的是ERP本身的問題。

　　業內人士指出，對於同一廠商不同ERP產品替換，由於系統是在同一資料庫基礎上開發，而且存儲邏輯或方法基本相同，所以舊系統中的數據利用率會很高，可以達到70%；而對於不同廠商的ERP產品替換，其舊數據利用率不超過10%，而且舊系統中數據利用得越多，新系統的負擔就越大、性能越差、資訊越不準確，這與簡單的資料庫遷移強調完整性有著本質區別。

　　而且，雖然用戶選擇的ERP廠商所提供ERP產品的模組可能相同，但是在相應實現方法、資料庫記錄的表結構以及ERP工作流程方面卻是大相徑庭，因此，ERP替換過程中的數據遷移不僅僅是數據的導入、導出問題，更是系統的更換、工作方式的改變。

　　所以，在進行ERP數據遷移時，企業CIO們不應簡簡單單地把ERP數據遷移看作是單一的資料庫問題。企業CIO們首先應根據新ERP系統的需求設立項目目標，針對新的模組確定所要遷移的有效數據，其次才是ERP數據遷移過程中的技術實現問題。

　　雖然，數據遷移問題往往是在對新ERP系統進行項目需求、項目規劃、項目實施、相應介面開發和人員培訓之後，但是用戶在與新ERP廠商簽訂合約、進行項目需求調研、規劃時，就應該與相應ERP軟體廠商共同探討如何選擇有效的歷史數據以及如何對舊ERP系統中的歷史數據進行導入等問題。

業務數據遷移有條件

　　對於ERP替換過程中的歷史數據，並不是所有的數據都可以平滑過渡到新的ERP系統之中，尤其是對不同廠商的ERP系統替換，原有數據的利用率非常低。因此用戶和實施顧問更應該關注數據的有效性，即搞清到底哪些數據對於新系統功能模組來說是有用的。

　　其次，新系統自動生成，是指在ERP系統切換後，通過新ERP系統的相關功能，或為此專門開發的配套程式生成所需要的數據。這種方法通常需要根據已經遷移到新系統中的數據來生成所需的資訊。其實施的前提是，這些數據能夠通過其它數據產生。

　　工具遷移是最普遍的方式，但是用戶在使用的時候經常遇到的情況是，原來系統中遇到的數字，並不是客戶想要的準確數字。所以在通過工具遷移過程當中，派一至兩個人檢查，對新系統導入的準確性和有效性是有很大幫助的。

　　而在實際ERP數據遷移過程中，同時採用通過工具遷移和手工錄入方式可能更為合理，即少量數據通過手工導入，大量數據通過工具遷移。比如對於倉庫中上千種物料，通過工具遷移更為合適；而對於少量數據導入，如果還通過工具遷移，遷移的準確性肯定需要手工盤點來判斷，如果之間出現誤差，相關工作人員會再重新進行盤點或重新手工導入數據，其帶來的繁瑣程度大大超過直接錄入。

　　解決好ERP替換過程中的數據遷移問題不僅是新ERP系統成功上線的重要前提和保障，同時也是對已有ERP系統的一次全面總結和反思。