移動辦公OA在律師事務所用的應用：統一案件管理

• 2019 年 10 月 10 日
• 筆記

OA&律師事務所

在資訊化時代，服務和效率是中國眾多合夥制律所市場競爭的關鍵，OA軟體作為智慧化管理工具，正在通過整合資源讓律所的案件管理逐漸從鬆散走向緊密…

律所訴訟案件管理需求剖析：

當前，律所的各項業務都是圍繞「找案源、接辦各類訴訟案」展開，從溝通立案到庭審，整個服務過程常常涉及許多重要的文件、財務收款、服務效率等方方面面。

傳統管理模式的弊端隨著案源和律師數量的增加，效率不佳、知識難積累、辦公麻煩多的問題逐漸顯現。

OA系統為律所行業打造的標準化案件管理體系，以項目管理貫穿案件整個服務過程，通過統一的電子業務流程整合上下遊資源，快速規範審批、智慧記錄辦案文件，全面簡化律師辦公、服務過程。

律師事務所的OA系統實施特色

一、以「職能」為標準，統一律所辦公

「合夥制」是中國律所比較普遍的運營模式，合伙人、律師、助理辦公人員是組成律所日常業務的重要職能角色。

為了促進協作，OA集成各類專項業務系統，統一律所工作台，打通律所與律師、律師與客戶及案件之間資訊渠道，實現集監管、執行、查詢、溝通於一體的案件管理體系。

方便合伙人掌控大局：和案件有關的客戶、合約、財務、律師、進度、申請資訊全部智慧匯總，不僅審批快，還能實時掌控業務。

方便律師快速響應業務：律師打開OA系統就能實時查收任務、上報案情、查詢數據、開展溝通，隨時隨地處理業務。

小結：理清職能許可權，為不同崗位開啟符合需求的特色辦公，讓案件管理過程標準、有序、可追溯。

二、以「案件」為核心，統一律所業務

為了提升律所業務管理效率，整套系統的搭建完全依照律所業務規律，圍繞辦案過程中的「案件—工時—客戶」三大版塊一一拓展場景，查詢、執行、審核更方便。

1、案件規範管理，提效率

對於律所來說，對各類案件的接辦，管理十分嚴格：

有標準的受理過程：從立案、偵查、起訴到審判，每個環節都有許多事項要確認。

要考量利益衝突：法律規定同一律所律師不得擔任同一案件的相對方律師；有時因為資訊閉塞，同一律所的律師成了競爭對手。

此類利益衝突一直是各大律所需要優化的問題。

OA系統的標準電子化案件管理體系，可以通過事前審核、事中監管、事後核查減少案件管理麻煩。

1）案件接辦防衝突

為了規避利益衝突，律所接辦的每個案件，必須經過嚴格的立項審核，系統自動核准現有案源，篩查重複部分減少衝突。

2）建立案件檔案庫

OA系統通過接入檔案系統，用電子檔案替換律所的紙質檔案櫃，所有立項接辦的案子，全程辦理數據系統都會自動匯總，一張表單就能輕鬆查看案件基本資訊、收款、工時等情況。

此外，案件監管窗口可以用一張表單為合伙人分類呈現案件，民事、刑事、仲裁等不同類型案件的啟動時間、責任律師、工時、費用一看便知。

3）案件進度自動追蹤

做好每個案件的進度控制更有利於提升服務，但是律所下屬機構、律師負責的案件一多，進度很難把控。

現在，OA系統可以通過智慧進度條直觀呈現每個案件進度，進行到哪個階段、任務完成的怎麼樣一看便知。

4）資訊許可權護安全

律所的資訊安全性要求極高，客戶資訊、重要刑事案件國家嚴禁泄露，辦公系統的安全性必須考量。

OA藉助嚴格的許可權設置，讓每位律師只能查閱自己負責的案件資訊，非參與人員一旦查閱、修改資訊，系統自動標註提醒，及時核查。

2、工時精準統計，控成本

由於律師行業的特殊性，每位律師是按照案件工時進行財務核算的，工時智慧化管理更有利於掌控案件成本。

現在，律師可以每天通過OA系統定時上報工時、註明工作內容，為了防止遺忘OA還可以智慧提醒。

每項工時數據系統都會進行嚴格的領導審核，確保資訊準確。

1）工時分類匯總

每位律師、每個案件的耗時系統都會有序統計下來，想了解哪個律師或者哪個案件的用時情況很方便。

2）智慧核算工費

通過和其它業務系統集成，每位律師的工費只要提前設置結算條件，就能精準核算出具體收入情況。

3、客戶全程跟蹤，優服務

過去，所有案源可能只停留在責任律師手中，客戶的服務頻率、服務價值無從評估。

OA集成CRM客戶系統，可以為律所形成自己的客戶資源庫，客戶、相關人員資訊一一存檔。

1）案件干係人資訊庫

辦案期間為了給律師提供更方便的溝通環境，通過OA的「案件干係人資訊庫」可以將與案件有關的「客戶、委託人、聯繫人、法院、競爭對手」等資訊一一關聯到卡片。

律師辦案過程中直接登錄OA系統就能掌握整個案件的所有人員資訊，簡化溝通、提升客戶滿意度。

4、數據智慧分析，強判斷

作為律所合伙人，最關心的無外乎營業額、成本變化情況，這段時間的具體收益是多少、接辦的都是哪些案件居多等等。

和智慧報表的集成可以藉助大屏數據分析功能為律所直觀呈現結果。

分析業務：通過分析業務收入比例了解律所核心業務變化；了解哪類案件數量接辦最多，知道自己最擅長案件。

分析律師：了解每位律師辦理過哪些類型案件，通過創收比例分析哪些律師業務能力較強，方便合理調配工作。

分析客戶：對全面每個時段進行客流分析，掌握市場需求變化，未來及時調整戰略。

分析收款：從不同收款金額的比例、了解營收組成情況，清楚律所大小案件比重。

分析成本：從不同維度呈現律所費用投入情況，哪些項目費用成本高，及時合理調控。

小結：業務規範起來，資訊壁壘打通，用智慧協作的辦公體系重塑律所業務管理品質。

OA在律所業務中的具體應用價值

智慧：用電子流程打造案件線上執行網路，全面驅動律所辦公自動化。

共享：流程化業務體系全程監督辦理過程，案件、賬款、工時查詢方便。

監管：業務資訊智慧關聯，一份案件檔案就能追蹤每位律師的創收和分配。

存儲：所有業務資訊文件，系統自動生成編號、案號，全面提升應用效率。

便捷：在OA系統建立完善的委託合約、法律文書模版，填報、存儲一步到位。

檔案：檔案系統的接入，讓各類歸檔案件自動入庫，查詢、調閱留痕，又方便。

分析：為工作、業務、財務數據接入電子報表軟體，智慧分析，方便管理決策。

安全：嚴格的系統許可權設置，為每個職能、崗位限定許可權，確保業務數據安全。