移動辦公OA業務接待管理解決方案

• 2019 年 10 月 8 日
• 筆記

一家公司的專業度、規範性體現在方方面面，尤其是外來客戶來訪時，不僅對外能夠展現公司的企業文化和服務水平，對內來說，能夠落地公司制度和提高內控水平。

很多公司為了保障安全，有著嚴格的門禁管理制度，要求所有來訪人員都要進行登記。

在傳統方式下，有人員來訪時，門衛首先進行電話確認，確認後登記身份證件並發放臨時工牌後方可放行准入。甚至有時會要求接待負責人現場到門衛處迎接來訪者，程式繁瑣，造成了大量的時間浪費。

因此，OA通過電子化流程審批，改變原先紙質審批、人工詢問的繁瑣過程，實現企業客戶來訪接待流程、記錄，到招待費用報銷全面一體化管理。

客戶來訪功能場景亮點

一、來訪資訊事前備案

來訪者與接待人員、接待組成員之間的資訊不通，是導致溝通效率低的重要原因。

現在，客戶接待負責人員與來訪者進行確認，充分了解來訪者資訊，並在OA系統中導入來訪者資訊及來訪事項安排申請：

1）來訪者資訊：需準確了解來訪者姓名、職務、聯繫電話等資訊，並錄入系統。

2）事由及安排：清晰記錄來訪目的、時間、需配合的人員及要求等。

3）需準備資源：需確認接待所需資源，包括會議室、會議設備、車輛安排等及所需時間要求。

在客戶來訪申請流程表單中寫明來訪具體資訊，發起流程後經相關領導審批後可辦理籌備事宜。

二、業務招待費用透明化管控

業務招待費是指企業為生產、經營業務的合理需要而支付的應酬費用，加強控制和規範業務是企業招待費管理的重點工作。

OA通過建立標準化的費用管理體系，公司各部門每年、每月可能發生的業務招待費預算在系統中動態掌控。

1、設定接待標準

將接待分為參觀、用餐、用酒、住宿、交通等類型，每個參觀類型都有對應的標準，實現費用管理精細化、標準化，避免在業務招待上錢賬不清，導致貪污。

2、申請借款流程

來訪申請通過之後自動生成接待清單。在完成接待申請之後，自動觸發借款流程，費用小助手將預算情況自動帶出，還有多少預算可用、還有多少預算未還清等資訊清晰可見。

並且可以在一張業務招待預算申請單中，實現多種招待類型（住宿、交通、餐飲等）在同時完成預算申請。

根據招待類型的選擇不同，表單展現不同。當選擇就餐時，只顯示就餐相關內容、當選擇住宿時只顯示住宿相關內容等，從而簡化用戶介面。同時將接待申請裡面的資訊自動匯總到接待清單里，保證接待費用透明化、清晰化。

3、招待費用報銷

報銷流程關聯業務招待費事前申請，報銷資訊從事前申請聯動帶出，根據是否報銷完成，來判定是否釋放剩餘的已凍結預算

此外存在著多筆招待費用一次報銷的情況，因此為了提高報銷效率、簡化報銷流程，OA費用報銷流程支援一次關聯多個報銷單。

財務可很方便的統計出各部門的費用明細，可有效解決統一結算的費用分攤問題。

三、來訪接待過程智慧化

1、來訪提醒

在系統中將來訪接待資訊錄入後，自動提醒與本次接待有關的人員，相關人員根據流程內容可快速進行來訪準備。

同時來訪者也能收到系統自動發送的邀請簡訊和二維碼，在進入公司時向門衛出示即可。

2、來訪身份驗證

為了防止無關人員混入公司，門衛大多會問「請問您找誰？」、「請打個電話確認一下」、「請打電話讓對方來接」等問題，但造成了流程的繁瑣和工作效率的低下。

OA通過身份驗證等功能解決門崗准入放行所帶來的工作效率問題。

1）身份驗證：當來訪者到達公司時只需出示簡訊通知，門衛工作人員通過系統，根據簡訊通知中的預約號，可直接查詢到來訪者相關資訊，不需要打電話，即可確認來訪者的資訊。

同時，來訪者的簡訊提示包括來訪地點、接待人電話以及進入公司需要所遵循的有關規定。

2）登記准入：門衛確認簡訊資訊之後，掃描來訪二維碼，直接通過系統，記錄下該來訪者的實際來訪時間。

離司確認：來訪者辦理完成相關事項後，離開時門衛可通過終端設備再次掃描來訪簡訊中二維碼並確認，即可完成來訪者的離司。

3、來訪記錄檔案

客戶接待結束之後，業務接待費實際花費多少、客戶實際的來訪時間等情況如何記錄下來進行復盤，通過台賬功能，形成來訪記錄檔案。

由於客戶來訪通過流程進行驅動，待流程審批完成之後自動形成客戶來訪檔案庫，客戶來訪資訊自動導入。

客戶來訪後，將業務接待產生的費用進行報銷，每張發票關聯報銷流程，具體用了多少，清晰可知。

後續若是有問題可以及時追蹤，並且能夠根據台賬，統計客戶來訪次數、頻率、接待費用等數據。

客戶來訪應用場景價值

客戶來訪應用，幫助企業快速處理來訪和接待事宜，確保客戶來訪接待工作有計劃、規範化、效率高。

以線上流程審批、線下掃描接待預約碼，實現了客戶來訪的智慧化、規範化，助力公司上下辦公資訊化。

同時，OA能夠對客戶接待標準進行全程透明化的把控，避免出現鋪張浪費等行為，有利於落實公司制度，保證公司資產安全。