3分鐘學會做任務管理！讓你快速搞定工作任務的「雜亂難」
派發任務總是被延期，團隊成員卻還吐槽工作太多；
交代給協作成員的任務，遲遲得不到反饋，影響工作成果；
實時獲取任務的當前狀態與數據存在一定困難，任務進度難把控；
……
相信不少管理者都被這些低效的團隊協作困擾過。
如果存在這些問題，說明你的團隊需要做工作任務管理了。
「任務管理是企業的一個重要環節，一個任務計劃好了，但是在執行過程中沒有管理好，基本算是功虧一簣！」
今天我們就來聊聊，什麼才是正確的任務管理姿勢。
1、任務管理的四套方法論
我們都期待能做好任務管理，前提要了解清楚什麼是任務管理。
任務管理的定義是，將所有我們要做的事情，看作是一個個的任務，對任務進行記錄、整理並去完成任務的過程就是任務管理。
而做好任務管理，通常來說有四套常用的方法論，分別是：
1、GTD
GTD的英文全稱是Getting Things Done ，即「把事情做成」。它是做任務管理的一套方法論。GTD總共有5個步驟：收集、釐清、整理、執行、回顧。
2、單核工作法
是以注意力為核心的管理方法，通過一次專註於一項工作，集中注意力，提高工作效率。
3、兩列清單法
巴菲特的「兩列清單法」，寫下前25個目標，圈出最重要的前5項放在一列清單（to do list），後20個目標分在一列「儘可能避免去做」的清單（Avoid at all cost list）。
PS：兩列清單法要求在完成前5項目標之前，不在後20項目標上花一秒鐘時間。
4、四象限法則
即把你要做的事分為「重要並緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要而且不緊急」。
總結一下：
因為團隊中除了日常工作事務，不免會有突發任務、臨時性重要任務以及複雜項目。
顯然，單核工作法一次只能專註一項工作，靈活性沒那麼高，不太適用於多任務並行的職場。
只有整合使用兩列清單法的集中處理主要矛盾原理、四象限法則的優先級原理、以及GTD的「把事情做成」原理，才能讓我們更輕鬆應對多項繁雜事務、管理工作流程的同時，並且能夠專註於處理單個重點工作項目。
2、為什麼你做不好團隊任務管理？
很多人會說，為什麼我按照理論來做團隊任務管理，但還是沒能提升團隊整體效率呢？
出現這種現象，你的團隊可能用錯了團隊任務管理工具：
1、手寫錄入事倍功半，少了提醒功能易delay
《Get Things Done》這本書介紹做任務管理就是用的紙和筆，但究其原因是那個時代的電子產品還沒那麼先進。
現在用紙筆做團隊任務管理，明顯不可行。
一方面團隊任務太多，手寫輸入未免太費時間，且沒有提醒功能容易遺忘；
另一方面處理複雜項目，還得先手畫個思維導圖分解成簡單事項，接着在一旁寫上協作人名字…
團隊效率低下不說，隨着工作任務的增加和加重，只會徒增無謂的焦慮感。
2、項目/任務進度不互通，反覆跟進溝通效率低
我們都知道，有些事項需要上級成員完成了，負責下級任務的成員才能接着執行。
比如，要在多個媒體渠道宣發多篇產品文稿，需要A成員撰寫完主稿，B成員才能就主稿進行拆稿，緊接着C成員就B成員提供的拆稿，在多個平台發佈。
一般的協作軟件，並不支持A完成事項後，就通知B開始執行事項，導致B要得知A成員的進度，只能花費更長的時間和更多的精力去口頭反覆詢問。
一旦忘記了追問進度，還可能導致自己的任務往後推遲，從而導致整個團隊項目進度被迫延期，相信這也是困擾許多管理者的頭痛問題。
3、如何有效進行團隊任務管理？
說了這麼多，到底該怎麼做團隊任務管理？
GTD、四象限法則、兩列清單法三套方法論，結合飛項事項協作工具，讓你的效率翻十倍！
作為飛項的忠實用戶，初次使用它，就被它的顏值和易用性吸引。
飛項 UI設計出眾，交互方式自然流暢，尤為美觀。
飛項 簡潔乾淨不厚重，功能剋制而不繁雜。
言歸正傳，在團隊日常工作中，需要處理的任務可以這樣管理：
- 2分鐘內能處理完的事情，比如預約客戶來訪，審批下屬的年休假，直接在飛項上創建、執行即可。
- 需要一定的思考、協作、組織統籌的複雜事項，則需要將任務管理方法論結合飛項來處理。
以需要團隊成員協助處理的【員工生日會】為例。
（1）事項思考過程=GTD整理、兩列清單法、四象限法則
籌辦一場員工生日會，前提得清楚需要達到什麼樣的效果？整個事項可以拆解成哪些子任務？
接着，可以使用兩列清單法原理思考哪些事項必須由自己完成、哪些需要派發給團隊成員負責；最後，再利用四象限法則區分每個拆解事項的優先級。
通常，我會用思維導圖整理清楚整個事項的思路，如下圖所示：
（2）創建一個複雜事項=GTD組織1.0
整理完思路後，將上訴大綱按照1-3級拆分成事項，複雜事項建議在飛項的PC端創建，屏幕夠大、方便操作。
（3）多人分發=GTD組織2.0
複雜事項拆解完，下一步就是合理分配、落實到人。
我會把相關任務的具體指標、標準要求在分派事項的背景信息里交待清楚，使得任務更加清晰，然後在邀請協作人里通過微信好友、飛項協作人等為他人派發事項。
所派發的事項，會以卡片的形式發送到執行者的微信聊天窗口，即時實現事項的同步協作。
待協作被接受之後，事項就會自動進入對方的日程之中，每天通過日報提醒其該事項的進展和辦理。
通過拆解複雜事項，飛項還提供了一個人性化的功能-「事項脈絡」，事項相關人可以清晰的看到整個事項的進度計劃，先後的主次、誰在負責什麼都一目了然。
（4）事項執行=GTD執行
①專屬事項空間，減少信息干擾
每個事項協作都有一個單獨的IM，不被其他事項信息干擾，就事論事體現的淋漓盡致。
②重點、文件自動提煉，拒絕聊天瀑布「爬樓」
溝通過程中，我們可以對溝通內容的文字、文件等標記重點，且飛項對「重點」、「文件」會自動提煉，再也不用「爬樓」找乾貨，即便是新邀小夥伴也能快速了解事項的重點內容，省時又高效。
③事項小工具，讓工作效率翻倍
協作過程中，為了推動事項的進展，難免需要開個會議討論，而會議結束後，也會產生相應的待辦事項，以及發佈即時公告等等。
所以，飛項除了有事項協作和日程管理外，還支持在對應的事項中發起會議預約、時間徵集、待辦創建和發佈公告等促進協作行為的小工具。
（5）事項回顧=GTD回顧
回顧階段非常重要，我們需要每天查看哪些任務完成了？哪些任務因為什麼原因延遲了？每項任務的進展如何……
通過定期回顧，可以優化我們的任務管理系統，進而提升工作效率。
①日程、早報，回顧事項超輕鬆
在飛項上，通過日程看板，以及每天早上9點準時推送的早報，就可以看到每項任務的完成情況。
②筆記、文件管理，讓知識沉澱
在飛項上，你可以隨時記錄下對事項的思考，關聯到相應的事項，當需要時可以在事項筆記及時提取。
當事項結束後，也可以將自己總結的方法論記錄在飛項筆記，並且關聯到該事項，方便日後回顧和復用。
在事項中上傳過的文件，都自動保存到相對應的事項文件庫，同時還會同步保存到飛項文檔中，確保每一個知識的沉澱，為我們往後的工作所用。
小結
目前團隊任務管理軟件非常多，與其一味在追求功能強大的軟件，不如選擇一款適合團隊，並且能夠提高團隊協作效益的軟件。
如果你的團隊也存在以下痛點：
1、管理者需要派發任務給成員；
2、其次需要及時收到協作成員的反饋；
3、並且要能夠掌控派發任務的進度。
飛項事項協作工具，無疑可以完美滿足這些需求。
如果你也喜歡飛項這款軟件，不妨到飛項官網或搜[飛項]小程序體驗一下。
