基于Notion的GTD实践
- 2020 年 2 月 10 日
- 筆記
背景
如今的生活，有无数的工作任务，有无数的待阅信息，有无数的欲望，但是时间并没有随着信息流动效率的提升而延展，工作也并没有随着各种沟通工具、管理工具的产生而收敛。相反的是，我们依然经常会觉得自己很忙，觉得自己的生活很乱。我们的生活被有意或者无意的设置为996循环，日子日复一日，周复一周。一年到头，想要写年终总结的时候，总觉得一年无所成就。这种状态说的可能是你，可能是你的朋友，当然，说的也是曾经的我。
我是个愚钝的人，经常一个很重要的事情，要有三波不同的人跟我提起，才会令我恍然大悟，接着去学习了解，紧接着就是后悔不已。对我来讲，时间管理这学问，也陷入了这种怪圈。
- 第一次听说时间管理，是在大学的时候，知道创宇余弦老师的公众号里推荐了一份「黑客研发技能手册」，其中对人的基础要求部分，便是被广为人知的「重要紧急四象限」。无奈那时候还不曾了解时间管理这种学问，只是心里记下，且很少实践
- 第二次了解这门课，是在百度刚成为正式员工不久。组里的以为外号刚哥的老司机，带着我们几个新入职的新人，翘班去百度大厦听这门课的内训（可能是百度的特色，其他公司估计是极少有这种福利）。讲课的是《小强升职记》的作者邹鑫老师。这么课程压缩到2个小时，灌输了许多知识，但是同样无奈的是，第一听课的时候顺手敲着代码，第二，课程内容太多，记录到有道云笔记上面，就放那里了。唯一有所实践的是番茄时钟，被我在接下来的一年半时间里反复使用。
- 第三次开始认真彻底的研读这门学问，是16年底一次到南京杭州这边散心，杭州回北京之前在杭州高铁站等车的时候无意中看到一篇对张一鸣的专访文章，里面记录了张推荐的一些书籍，其中就要「7 Habits」这本书。然后鬼使神差的，在接下来的几个月里，仔细的看这本书的过程中，开始认证实践一些书中所讲的时间管理方法论。并在接下来结合在百度和小米工作的实践过程中，逐步的积累了诸如PDCA、GTD等诸多横向或纵向管理的操作流程、决策工具箱和思维方法。
总结这几年的实践过程，尝试过的软件很多，比如最早期就是印象笔记，然后是滴答清单，偶尔辅助百度脑图，外加番茄时钟，Mac上最常用的就是Be-Focused，后来滴答清单上也有了番茄时钟的功能。再后来尝试把邮件、滴答清单、Mac日历结合起来。但是这套流程，解决不了成员协作的问题，比如刚开始你自己带一个实习生，wiki+沟通就够了，但是项目上的关系人越来越多了，成员也越来越多的时候，上面这套方法就不灵了。这个时候，尝试过基于公司的Teambition做过团队的敏捷和任务管理，也算是这个范畴的软件。再后来，印象笔记独立之后也推出了清单功能，我也试用过，这是最近的事情。
但是这些软件，无论对于个人的时间管理还是团队的项目管理，普遍存在一个问题：收集箱里的资料、项目拆解、任务、知识wiki以及时间追踪这些东西，基本上各自散落在独立的软件里面。比如以最常见的GTD流程来说，我随手记下到收集箱里的，可能是一个task，可能是一个项目，也可能是归属于一个项目或者一个知识体系的一份资料。那么按照GTD的操作流程，问题来了：
- 第一，一般项目会被拆解成项目计划，那么比如在滴答清单，印象笔记清单，假设有个项目A，如何在项目A的页面，直接看到对A的计划拆解，以及A项目对应哪些具体的行动，便成了问题。可能有人说滴答清单的标签功能可以实现，可能是个办法。再看下一个问题
- 第二，我收集到的，可能是微信上直接收藏了一篇有价值的文章，作为某个项目的参考资料。那么在过去用滴答清单的时候，我只能在GTD流程里把这个链接标记为参考资料，然后把内容收藏到印象笔记。因为这其实已经涉及到另外一个问题，就是所谓的GTD流程搞收集的时候，可能收到的不是任务，而是知识，这已经是知识管理的范畴。今天的绝大多数事物均自发的喜欢被分而治之，但是世界是一个系统，人也是一个系统，这种分治的直接后果便是让那些交叉领域成了科学探索的不毛之地，直至当代科学重新反思这种还原论思维的缺陷进而对过去分治的产生的知识鸿沟进行弥补。知识管理、时间管理这种术语，也毫无例外的是还原论的产物。
- 第三，曾经在清单软件和be-focus之间切换的时候，很好奇为啥不能给某个task设置一个番茄时钟的功能。
基于上述这些痛苦，从17年5月开始，自己就开始调查各种可以把清单、笔记、时钟、表格、标签甚至脑图整合到一起的软件。一方面是因为上述的各种痛点，一方面是参考如百度开源的Echarts、Saiku、Pivot等数据可视化控件的理念——同一份的数据，只要按照配置一定的选项，就可以将数据用不同的图表格式进行展示和表达，认为各种管理工具也可以有这种多合一的效果。甚至最极端的时候，自己竟然研究过react,想要自己造个轮子…
Notion的发现与应用
时间进入2018年中，一次无意之间发现了Notion这款软件。紧接着就通过Notion花了一个下午的时间，重新搭建了日常GTD的操作流程，并开始实践。
18年中的Notion ,尚且没有现在诸如ListGallary这种View格式。只有TableCallendarBorad看板三种格式，但是对我而言，基本的GTD+知识管理+项目敏捷管理需求已经完全可以满足。
Notion号称All in One workspace，将笔记、文档、知识管理、任务项目管理等功能集成到一起。其中，我认为Notion最核心的理念，就是一切皆结构化文档，一切结构化文档均可构成数据库，且文档之间可任意自有链接，比如类似Markdown的输入语法中，便包含link to page和link to database等选项。
那么，Notion 是如何解决前面提到的问题的？怎么用Notion管理GTD流程？
首先，需要通过Notion构建GTD的操作看板。很简单,借助Notion的Table+Board两种View即可做到：
其次，基于这个看板，结合GTD的操作流程，在每天、每周的理清中进行操作。
原本用清单软件，我们只是不断的修改某个Item的所属分类，这里也一样，不过在看板模式下，完全客户通过拖动进行实现。基本流程其实就是大家所熟知的流程图。
- 其中，在这个阶段，涉及到前面提及的传统独立功能软件的第二个问题，就是收集箱里可能是一份资料。这个问题在Notion中就比较容易解决了。 如前所述，一切结构化文档均可任意互相链接。基于这个功能，我们完全可以将某一篇文章，拖动到我们已经建好的知识目录下（就像是印象笔记里的笔记本下），然后在项目，或者任务的页面下，通过link to page 功能插入一个链接
- 此外，在收集阶段，Notion还有Chrome的插件，可以从官网下载。当然，抓取插件收集下来的，比如属于知识管理这个范畴了
再次，在整理组织中对于项目的计划拆解、跟踪
- 在使用传统清单软件的时候，我们对于项目计划拆解的一般方式是，在项目Item下，或者一个空白的笔记下，对项目拆解出若干步骤，然后手动把每个步骤挪动到下一步-执行清单下面。这样带来的问题是：
- 第一，手动迁移任务，比较繁琐
- 第二，那每次处理完任务，只会在执行清单下显示完成，但是相对项目的整体完成情况进行回顾的时候，又得人工查找一番，尤其时间长了，查找项目对应的清单，费劲，不查找，又总有遗漏的时候。
- 这样，在每个阶段执行完一些项目之后，如果想要纵向关注某个项目规划的执行情况，直接打开项目这个页面，查看页面里链接到的表格就可以了
- 如果想要更更详细一些，可以对同一个项目下的任务设置更多选择项，如进行中，已完成，未开始，并通过filter+看板view 构建工作流程Pipeline
最后，对于每周的总结
模板与官方案例
Notion的另一个非常亮眼的功能便是Template，后来在18年底19年初印象笔记也上线了模板的功能。
其实无论GTD，还是其他的时间管理、项目管理、OKR等等，Notion都有提供非常多的模板。这里推荐几个官方收集到的模板：
- GTD Dashboard GTD dashboard
- Life Life wiki
Others
当年在百度听时间管理课的时候记住一句话：**做事靠系统，不是靠感觉。**没错，GTD就是一套现成的时间管理系统。对于绝大多数时间管理的初学者，尤其是初入职场的初学者来说，是一个不错的上手选择。
但是万物不可能尽善尽美，总有某些瑕疵、不足。比如对于GTD这套流程来说，可能你收集了很多信息，但是在信息往后处理的过程中，有几个很重要，但是这套流程处理的比较模糊的点，比如：
- 第一，主观性：无论判断事情是否立刻做，还是将事情归属于备忘录、项目，等等，均依赖个人的主观判断，那么必然，每个人的阅历经验甚至性格不同，必然应用GTD的质量会有差异
- 第二，目标收敛性：用过OKR的人都知道，团队成员的核心工作，都要向着OKR中O，也就是目标去努力。但是GTD作为一套横向的管理流程，虽然也可以适度放大应用范围，用于团队管理，但是无论用于个人还是用于团队，总归还是缺少目标收敛的作用。
- 第三，相比较而言，与横向的GTD流程相对的，对项目的纵向管理流程，可能会对OKR的目标达成更有助益。那么GTD中，如何结合纵向的项目管理，就变成了整个GTD流程中，除了理清之外的最重要的事情
- 最后，整套流程往往更注重于执行之前的规划和整理，但是对于执行中、执行后的产出积累、经验总结分析，其实关注的并不多，甚至可以不客气的说，整套流程缺乏在小周期与小周期之间的总结检视环节。如果要改造的话，可以尝试把最后两个步骤「执行」「回顾」进行对调，会有更好的效果。
当然，我们的生活本身就是一个隐形的系统，而时间管理只是整个系统中的一个子系统，而GTD只是这套子系统中的一个相对比较知名和成熟的的运作模型。关于该模型如何解决自身的缺陷，以及如何与其他时间管理模型进行合并使用，乃至如何从应用于管理自己的日常作息，到应用于管理整个团队的日常工作，都是可以单独拿来写成一篇或N篇文章的话题。更多内容，以后找机会再进行分享。
